发表在2019/11/15

考虑一个OPM吗?从最佳实践中吸取的经验教训

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成功地与OPM建立伙伴关系需要大学从高等教育之外的采购世界中利用一些最佳实践。

在从事采购咨询多年之后,我来到了高等教育在线项目管理公司(OPM),在那里我帮助一些大公司签订了大型IT服务外包合同。在这个成熟的市场空间中,IT服务的采购已经成为一项严格的努力。利用经过验证的可重复过程,以及竞争的驱动力来做出明智的决定,伙伴关系和PowerPoint当然发挥了它们的作用。

然而,在一天结束的时候,供应商愿意做出的合同承诺是非常重要的。无论预先承诺什么,在一个盈利的世界里,描述服务和业务参数的合同承诺很快就会成为伙伴关系真正运作的边界。

OPM市场正在演变,制度要求也在变化

似乎不断有报道称人事管理领域正在迅速扩张和发展。在最近的一次网络研讨会菲尔希尔非常全面地介绍了供应商市场的变化。这个市场还不成熟。为了赢得你的业务,OPM供应商正在开发既灵活又可协商的产品。供应商正在响应客户的需求,调整他们的表现,以获得/保持市场份额。

经典的长期,结束,基于收入份额的OPM安排仍然存在他们的位置。然而,似乎,其他机构越来越有兴趣在为这些服务的内部DIY解决方案迁移,或者至少有一个战略路径可以到达那里。有些采用通过单一的大胆步骤实现DIY OPM的方法,这可能需要通过中间地面服务集成型模型的前期资金和实现他人的真正能力,更短期,更灵活的交易。

在一个不成熟的市场中,买家需要清楚可用的东西以及他们需要的东西

在过去的几年里,我在OPM的工作包括一个主要的采购/RFP流程,以授予OPM合同,并帮助一家机构退出OPM合同的谈判。在这项工作中,我的IT服务经验迅速转化到OPM领域,因为OPM合同的核心应该与大型IT服务合同非常相似。

动态的市场环境和供应商对产品缺乏特异性使得深思熟虑和精心计划的采购流程对我的客户来说更加重要。一旦签订了合同,就没有什么可以改变的手段了——任何关于“合作伙伴关系”的讨论都已成为过去——最好也是唯一的理解和谈判的时间就摆在前面。就像生活中最重要的事情一样,细节决定成败。

在今天自由开放的人事管理市场,机构在寻找和谈判过程中并不像他们应该做的那样勤奋。通常情况下,他们似乎认为他们可以选择一种方法,有时是供应商,然后跳转到合同定稿,作为一个可以在真空中执行的辅助步骤。在过去的几个月里,我审查了多个OPM合同,在许多情况下,某些关键问题没有得到完全解决,或者语言表现出太多对供应商友好的模棱两可。

将严格流程应用于OPM采购和战略的三个关键步骤?

一笔成功的OPM交易可以很容易地在最初的期限内产生3000万到5000万美元的收入,这个期限至少可以是5年,在某些情况下甚至更长时间。

因此,显然需要清楚地定义服务。可能不太明显的是,需要在适当的遵从性、审计和监管框架中设置这些服务。所有这些都是在您开始寻找经过竞争测试的商业术语之前完成的。

根据我的经验,有三个支持在线/ OPM计划的关键原则。

1.统一战略和实施

战略和执行不是分开的轨道。在线战略不应该是在真空中选择一个解决方案,然后实施它。更好地服务于机构,让它们用当前市场真正能够提供的东西来测试自己的预期。无论你是选择OPM交易还是DIY解决方案,你都应该合理地理解真正的市场替代品是什么。

2.被告知

竞争为王,信息就是一切,两者相互推动。即使你认为你知道如何前进,一个有竞争力的评估过程将推动更多的知识和最终一个更明智的决定。

3.明确评估

定义评估的过程和时间表是必要的。把它作为你的规则,以及你参与的条件。首先要为任何潜在合作伙伴的规模制定一个适当的框架。尽早表明任何关系都将得到专业的定义和管理。

三种最佳实践:实施更广泛的行业采购方法

高等教育的领导者应该从其他行业的采购实践中获得一些启示,特别是在建立OPM伙伴关系时。

1.积极参与合同开发

首先,开发和使用合适的契约框架(如上所述)是至关重要的一步。另一种选择——从供应商文件开始,将其定位为“标准”合同——并不是一个好主意。在服务合同中,在美国数据隐私、GDPR、审计权利、可访问性义务、WCAG、分包商的批准、学校政策的流向、服务质量保证等方面的4000万美元、5-10年的合同中,风险是不值得冒险的。领导人在制定协议中发挥主导作用是至关重要的。

2.明确服务

采购流程应该推动对服务将涵盖的内容的清晰理解。这包括它们以前在哪里执行过,服务的标准措施和服务质量保证。所有这些都应该与书面合同义务条款相匹配,而不是(可能发生的)把这些细节留给PowerPoint和/或未来适应性和合作的承诺。

最后,也许也是最重要的一点,领导人需要有信心,相信自己得到了最好的商业条件。在今天的市场上,商业条款是可以协商的,供应商在这些条款上的最终立场决定了最终交易。

3.明确合同条款的含义

获得最佳的业务条款完全取决于细节。人事管理谈判应包括以下商业条款的探究性问题:

  • 收入份额%:这个绝对比例显然很关键,但还有更多的原因。合同中如何定义“收入”这个术语?坏账是否包括在内?如何对待奖学金或学生援助?停车费是收入吗?
  • 其他费用:谁为课程发展致力于努力工作?谁支付可访问性评估和内容?谁支付LMS?
  • 这是一种合伙关系,对吧?:你将获得多少市场营销,以及什么时候?谁对节目定位和营销内容有最终决定权?你是否可以自由调整自己的录取标准、课程结构等?
  • 退出条款:影响最终契约退出的各方的角色和职责是否定义良好?在合同退出的情况下,你的供应商将在什么时候停止代表你进行营销?你会在什么时候停止支付供应商的收入分成?

随着研究的深入,我们从不同的供应商那里得到了有趣的——有时是意想不到的——答案。这些答案为我们的战略提供了依据,并最终对我们的获奖决定做出了重大贡献。

在一个不成熟的市场,一个最佳实践的采购过程是有回报的

把所有这些放在一起,在我看来,将更广泛的行业最佳实践应用到OPM采购和合同中有很大的好处。无论是完全文档化的审计权限,定义的易访问性职责,还是完全理解的收入分成百分比,都可以从严格的OPM采购过程中获得很多。

不管供应商告诉你什么,根本就没有标准合同和标准条款。一个有竞争力的、面向细节的过程对于选择正确的合作伙伴和做出明智的OPM选择至关重要。

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