发表于2020/08/25.

Covid-19环境中的会议管理

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虽然旅行被取消了不可预留的未来,但会议仍然可以在大规模上举行 - 并且仍然保持有效和有效。

2020年旅游已被取消可预见的未来但这并不意味着会议必须停止。随着网络研讨会,会议提供同事,学生和社区成员的宝贵信息和教育,他们通常不会在家里看到。与正确的系统到位,会议可以像在遥控环境中一样成功且易于管理。在这次采访中,PEG Hanssen讨论了偏远环境中的会议和网络研讨会的延续,它们如何有效,以及在此期间提供这些事件的好处。

下载老板18新利体育沟通(EVO):由于社会疏散指南生效,明尼苏达大学牙科大学都举办了多少虚拟会议?

PEG Hanssen(pH):在4月和5月,我们在全球牙科专业人士提供了17名网络研讨会。其中15个是免费的网络研讨会,两名被支付的网络研讨会提供了减少的费用,以帮助下岗牙科专业人员因Covid-19强制性停机而受到财务困难的影响。

evo:这些事件是您之前计划的,必须转化为新的方式,或者他们是由划痕建造的,以响应环境变化?

pH:关机后立即开始,我们从头开始开发了15个免费网络研讨会。我们知道我们需要在此期间帮助客户来帮助我们的客户,允许办公室的员工培训,并在线关闭并完成继续教育课程。

最初,我们的五月事件之一应该作为现场会话运行,并通过缩放同时广播。由于关闭,我们将本课程转移到现场,减少费用,在线电话会议。

专门创造了解决牙科办事处重新开放一旦授权被提升,第二次减少费用网络研讨会是:“在Covid-19时代回归工作:感染控制的新现实”。

Evo:您是否在完成后提供凭据,如完成或出席凭证的证书?

pH:我们提供完成证书;我们的会议不提供大学信贷,但仅供专业发展和重新许可要求。我们在网络研讨会的48小时内向我们的参与者发送个别完成证书。这个过程占据了大量的员工时间,但我们觉得它能够实现良好的公关。单个证书是作为Google文档创建的,并作为通过我们团队成员通过电子邮件发送的PDF附件。

evo:你历史上有很多虚拟事件,还是鉴于今天的情况,这是一个真正的新领域?

pH:三年前,我们没有提供虚拟事件。我们的新董事设定了一个目标,提供直播,人员培训和同步缩放网络研讨会。意图是为了服务更广泛的市场,特别是在不足的地区的牙科专业人士,发现很难前往双城市课程。遇到这个目标证明是特别偶然的。在我们发现我们必须单独转换为虚拟事件之前,我们拥有技术和进程来提供网络研讨会。

通常,我们作为基于大学的持续牙科教育提供者的最大实力是我们的实践课程。这些课程允许我们的参与者与设备和材料一起使用,无论是牙科模型,Typodont或患者。自从社会疏散准则已经实施和预测,我们无法驾驶一下课程,以至于我们将在即将到来的学年中将跑得很少。我们必须考虑我们的参与者的社会迟到准则,我们也面临着牙科学校的有限的诊所和实验室空间。牙科学校的主要焦点是培养学生,这种大流行限制了由于6英尺的疏散规则导致的培训空间。

我们还必须考虑我们的客户来自世界各地,如果其中一个将Covid-19案例带入学校并关闭操作,我们会发生什么。

目前的环境中,我们面临着许多因素可能会让我们在下一个学年在虚拟市场中留下。

evo:机构可能因领先提供这些免费活动和网络研讨会,以便为需要他们的专业范围的人提供责任和一些福利?

pH:从我们3月到我们五月Covid-19会议的第一次网络研讨会,我们已经看到了很多新的牵引力我们提供的虚拟活动。我们已经达到了一千多名新客户,他们可以为未来的CE课程支付客户。不仅为我们提供免费的CE网络研讨会,而且对于学校而言,这也是促进提出这些计划的教师的方式。

我们还为牙科员工学校创建了免费培训机会,允许他们完成培训和发展以及履行CE要求,同时他们不再能够在诊所工作。我们的CDE随时随地培训课程向牙科学院开放,以帮助他们履行学术要求,同时必须从家里工作和学习。

这一商业模式在牙科办事处和工作人员挣扎的时候提供了大量的曝光。人们正在寻找留学的方式,而不是花费额外的钱(个人或通过业务)。对于学生来说,它是关于让他们在整个职业生涯中为他们做些什么。

这是一个双赢的一路。我很高兴我们已经做到了,并投入了在三个月内推出17个网络研讨会的巨额工作中的时间和精力。

Evo:您是否观察到与您历史上跑的内部事件相比启动和管理虚拟事件的任何主要差异?

pH:我们没有,没有。我们使用会议经理DORS中的模块,以允许我们的参与者在线注册并允许美国追踪出席。我们可以使用MailChimp将与会者提出并将数据导入MailChimp,发送电子邮件提醒,即将登录和加入网络研讨会的即将培训机会和最终详细信息。该过程的一部分没有改变。

我们通过zoom,使用大学的技术许可证来运行我们的所有网络研讨会。For several of the webinars we ran this spring, our numbers were over the university’s license limit of 500. We contract with a media company that runs the Zoom technology during webinars and used their license for up to 1,000 attendees, allowing us to increase our attendance limit to 1,000. This was huge for us.

加强我们的流程虚拟会议,我目前正在研究如何使用会议经理下载参与者列表并将信息导入缩放。目标是简化注册跟踪过程与参加该计划的人。

EVO:会议经理工具在推出和管理您在上一季度完成的事件时支持何种效果如何实现效果?

pH:最重要的好处是复制会议的能力。本次春季提供的许多会议具有相同的信贷时间,参与者类型和注册包。我所需要的只是改变标题,日期和内部财务会计信息。它节省了巨大的时间。

Evo:客户在这种免费参与中有无缝体验的重要性,以确保当机会再次与他们一起工作时,以确保他们实际转换?

pH:我不认为免费和付费登记之间有任何区别。无论如何,我们的质量水平和服务水平是一样的。这是我们的谁,这是我们所做的 - 这是我们抓住自己的标准。我会说,从有人联系我们的那一天,他们的经验是出色的,直到最后。

Evo:您是否有任何内容在过去几个月内管理和启动所有这些产品的经验?

pH:没有CDE团队和Mn的U o of Mn的CDOS同事我无法完成它。我们的部门经历了一些挑战时间,因为每个人都转移到远程工作。我们不得不快速对取消所有现场课程并开发新的网络研讨会。Umn的Dors团队非常支持,了解我们所面临的困难以及我们克服的挑战。他们对我们的成功是不可或缺的,我不能感谢他们。

这次采访是为长度和清晰度编辑的。

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关键的外卖

  • 无论您是托管三个或20个网络研讨会和会议,是否可以从中复制和粘贴您的会议模板,可以节省工作时间,并为其他机会开放更多时间。
  • 托管网络研讨会可以帮助您的社区中的人参加自由培训,而由于大流行,他们缺乏工作。
  • 从一天 - 无论是参加付费还是免费的网络研讨会 - 客户都有一个无缝体验的重要性,这将使他们能让他们恢复更多。