发表在2020/06/05

IT和cio在这个不确定时期的作用

下载老板18新利体育演进:IT和cio在这个不确定时期的角色
随着社区大学越来越受到希望尽快重返职场的学生的欢迎,规模较小的文理学院将需要制定一个游戏计划来应对入学人数的反弹。

从家里工作和学习在任何技术支持团队中都有一种压力。即使在家里设置也可能很棘手,这就是为什么机构需要为可能出现的障碍奠定游戏计划。CIO可以帮助编写剧本。在这次采访中,Paige Francis讨论了将机构转移到遥远的工作和学习的挑战,如何利用在这场危机中找到的机会以及在家中工作时保持数据安全所需的机会。

下载老板18新利体育演进(Evo):从IT的角度来看,您和您的团队必须做出哪些考虑以促进向远程工作和学习环境的转变?

佩奇弗朗西斯(PF):就像许多小型的私立文理学院一样,我们在本质上是相当传统的。我首先考虑的是我们的教师是否准备好了这样的转变,所以我的主要关注点是让他们跟上进度。我们提前10个小时通知所有的课程。我们迅速展开了对话和调查,开始与教员进行一对一的接触,不仅帮助他们将课程放到网上,还确保他们拥有远程工作所需的技术。这是一个非常亲力亲为的过程,但幸运的是,我们有一个非常强大的学术技术部与理工学院有着紧密的联系,真诚而深厚的关系。这是战术的第一步。

第二次考虑是我们的学生及其过渡。我们在大流行前没有提供大量的课程,因此我们的学生不习惯混合环境。我们担心学生能够安全地迁移在线,也思考股权问题,如居住在没有强大互联网接入的地区的学生。我们需要创造性解决方案来帮助我们的学生获得所需的资源,以便在家中连接(硬件,无线热点等),或者开发异常过程,以便在此期间允许它们保持在校园内。第三次考虑与我们的员工进行了困难的讨论,看着谁实际上可以远程工作。他们的工作是否允许这一点或者是他们的工作上专用的工作?我们为自己和我们的员工提供了一个月,以避免皮疹,无意的决定。一旦我们的偏远工人在家安全被淘汰,我们专注于确保他们有权访问他们需要支持大学业务的工具。有趣的是,大约八个月前,我们开始重新审视我们的遗产ERP系统的能力,并认识到,只有2到5%的业务形式在线准备。这使得90到95%的大学业务表格,仍然需要在校园里物理小跑,以获得签名。 Flash forward, this entire scenario advocates loudly for every single challenge we already recorded on our IT improvement roadmap. In addition, we haven’t wasted one single penny or effort since COVID-19 hit. Everything we’ve driven was already planned; we just needed to rapidly pivot and re-prioritize our scheduled work and its pace.

Evo:大流行的即时性有助于减少您预期的障碍,只要实施其中一些变化并创造新的业务流程?

PF:混乱显然孕育着机会,面对混乱,我们可以从两条道路中选择一条。虽然我们绝对没有为大流行病做好准备,但我们故意选择向它倾斜并接受它。在应对COVID-19所需的速度下,任何推动改进的障碍或遗留障碍都被打破。

这并不是说我们对此很兴奋,但是我们可以紧握双手作为回应,或者我们可以带着它跑,摇着它。我们选择了后者。可以肯定的是,大流行完全消除了遗留障碍。

Evo:维护数据安全性和遵守转移到遥控工作环境,员工,员工和管理的转变需要什么?

PF:我们有一位优秀的首席信息安全官。我晚上睡得很好不用担心安全问题因为他在处理所有可能发生的事情。我们的路线图上有数据管理。2020年3月初,随着我们积极推出多因素身份验证的进程,对数据管理的关注刚刚开始。我们新的远程工作让我们拥有安静的时刻,更少的干扰。我们的VPN体验是惊人的无缝。一旦加载了VPN客户端,人们就可以运行他们的业务访问。我们的多因素项目达到了验证系统的高度敏感数据-这是一个胜利。很快,我们就注意到校园内的网络钓鱼行为在增加。虽然我们有很好的工具来缓解这种情况,但我们已经加强了在信息安全方面的沟通,并变得更加警惕。

它做了什么?它帮助我们认识到遗留问题。我一直为自己引以为荣的一件事是成为一个善于沟通和促进的领导者。我希望每个人的工作,在适当的情况下,通过技术的使用变得更容易。COVID-19暴露了可及性方面的差距。当我们最初把员工和教师送回家时,我们发现,如果他们在校园里还没有登录任何新设备,他们几乎不可能从家里连接。这是为什么呢?它的工作方式是,一切都被设置为工作假设你使用你的凭证登录,而在校园至少一次之前,前往校外。这是我们在为用户提供服务方面的一个绝对差距,我们的IT团队无法支持我们新近的远程工作人员。这个问题让用户无法安装像VPN这样基本的东西,同时也阻止了IT支持人员远程访问他们的设备来提供帮助。 We made a quick shift. We solved the problem. We now have a new and better method to deploy technology. It’s a new world! My team truly needed to see and experience our historical barriers. What we’ve previously done to secure systems has been an impediment to supporting individuals working or learning remotely. It’s been a continuous learning experience, one that we’ve documented every step of the way, so we can learn and grow from it. But again, securing our campus with the airplane on the ground felt solid. Now we get to do it mid-flight. And we are cautiously and diligently finding any gaps and responding at a rapid clip with smart, long-term solutions.

evo:有更多的课程可以从2008年经济衰退中汲取更多的课程,或者您认为这种经验从根本上不同?

PF:我认为这是完全不同的,我们现在看到的最大的问题是人们会根据2008年发生的事情做出很多假设。根据我的经验,2008年的经济衰退迫使更多的学生进入社区大学。人们需要提高自己的技能,所以他们蜂拥到社区大学,因为他们负担得起,他们教授行业或专业领域的现实生活技能。

现在,我在一个完全不同的环境中,我通过不同的眼睛看到它。2020年,我很激动为俄克拉荷马州塔尔萨的小,高度尊敬,备受尊敬的四年制度。这很难猜到两年,三年,甚至基于我们2008年经验的情况发生了什么。最好让每个人都在船上为每一种可能性。这是一个不寻常的领域,如果他们没有从最坏情况下从那里开始造成损害自己的危险,那么他们就会破坏自己。

Evo:您认为可以利用哪些程序和操作创新,以帮助这些部门的这些机构天气衰退的风暴?

PF:要么我们可以击败这一点并像往常一样回到业务,或者我们可以接受我们的新现实,并利用它所存在的精彩机会。塔尔萨大学没有少于5,000名学生,没有留在过去的储蓄和效率的深入关注。我带来的部分原因是帮助推动一些改变能够挖掘行政改进。我们独特地定位于茁壮成长,绝对地生存这种环境。

如果我们很快回到校园,我肯定还是会有一定程度的社交距离。我们远程授课的主要痛点是专门的动手实验。你如何在网上复制这种体验?不改变你的整个课程是很难做到的,而有些课程就是不适合网络环境。如果我们需要在社交上保持距离,我们有足够的教室空间来遵守实验室里每六英尺就有一个学生的规范。在高等教育中,我们需要确定我们想要如何定位自己。如果秋季入学的学生减少,就会影响我们的底线。然而,从安全的角度来看(这是第一要务),我们在校园里有足够的公寓为寄宿学生提供单身公寓。它是关于找到我们可以解决的主要问题,我们现在有,并开始沟通我们的优势。最终,学生将在校内或校外接受同等水平的教育。 Our primary goal? Safety and security for all students, faculty and staff. Beyond that, we will ruthlessly seek areas of improvement to ensure our past 125 years of investment in empowering critical and creative thinking carries on.

Evo:CIO如何在帮助机构转向衰退环境所需的敏捷和可扩展模型中的哪些角色?

PF:有趣的是,我在大学里的地位得到了提升。一夜之间,我开始直接向总统汇报,而不再遵循等级结构。我接到了一个全校范围的项目现在我是项目的执行发起人。对于许多帮助倡导和实施良好和明智的变革的首席信息官来说,我们多年来一直在这样做,而这只是另一个挑战。我们所采取的每一步都在为这一刻做准备。

对于新一代的首席信息官来说,现在是我们发光发亮、发挥影响的时候了。秘诀在于与校园内的同事建立有意义和真实的关系。他们知道你是谁,你的优势是什么。如果你现在还没有被认为是能够真正推动公司成功的人,那么你需要深入挖掘,问问为什么。特别是大学的每一项业务都依赖于技术;今天,没有人能在没有科技的情况下做事。现在是CIO的时代,比以往任何时候都要积极地影响大学所做一切事情的底线。

为了篇幅和清晰度,本文对采访内容进行了编辑。

编者注:这次采访于2020年4月22日录制。

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